1. IMS डैशबोर्ड पर लॉगिन और नेविगेशन (Step-by-Step Navigation)
अपने संस्थान के जीएसटी क्रेडेंशियल्स से आईएमएस खोलने की प्रक्रिया:
- पोर्टल लॉगिन: आधिकारिक वेबसाइट
services.gst.gov.inखोलें। अपना यूजरनेम, पासवर्ड और कैप्चा कोड डालकर लॉगिन करें। - नेविगेशन पाथ: मुख्य मेन्यू में जाएं:
Services➔Returns➔Invoice Management System (IMS)। - वित्तीय वर्ष व रिटर्न अवधि चुनें: संबंधित वित्तीय वर्ष (जैसे 2026-27) और रिटर्न अवधि (जैसे सितंबर 2026) का चयन करें और 'Search' पर क्लिक करें।
- डैशबोर्ड ओवरव्यू: स्क्रीन पर आपको निम्नलिखित 4 मुख्य टाइल्स (Tiles) दिखाई देंगी:
- Invoices (आवक कर योग्य इनवॉइस)
- Debit Notes (डेबिट नोट)
- Credit Notes (क्रेडिट नोट)
- Amendments (संशोधित प्रविष्टियां)
2. सप्लायर इनवॉइस पर एक्शन लेने की चरणबद्ध कार्यविधि (Action Workflow)
स्क्रीन पर प्रदर्शित प्रत्येक इनवॉइस के सामने आपको एक्शन बटन दिखाई देंगे:
[ Supplier GSTIN ] ➔ [ Invoice No ] ➔ [ Date ] ➔ [ Taxable Value ] ➔ [ Tax Amount ] ➔ [ ACTION: 🔘 Accept | 🔘 Reject | 🔘 Pending ]
चरण 1: इनवॉइस का आंतरिक बही-खातों से मिलान (Verification)
- सप्लायर का नाम, इनवॉइस नंबर, बिल की तारीख और टैक्स राशि (IGST, CGST, SGST) की जांच अपने अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर (Tally, Zoho Books, SAP आदि) के परचेज रजिस्टर से करें।
चरण 2: सही विकल्प पर क्लिक करें
- Accept बटन: यदि माल स्टोर में आ चुका है और बिल राशि बिल्कुल सही है, तो 'Accept' रेडियो बटन दबाएं।
- Reject बटन: यदि बिल नंबर डुप्लिकेट है, किसी अन्य पार्टी का बिल गलती से आपके जीएसटी पर चढ़ गया है, तो 'Reject' चुनें। रिजेक्ट करने पर सप्लायर को तुरंत अलर्ट जाएगा।
- Pending बटन: यदि इनवॉइस 30 सितंबर का है लेकिन माल गोदाम में 3 अक्टूबर को पहुंचा है (Goods in Transit), तो 'Pending' चुनें। इससे इस बिल का आईटीसी अगले महीने के लिए सुरक्षित हो जाएगा और वर्तमान महीने में गलत आईटीसी क्लेम से बचाव होगा।
चरण 3: बल्क एक्शन (Bulk Selection)
- यदि आपके पास सैकड़ों बिल हैं, तो ऊपर हेडर चेकबॉक्स को टिक करें और नीचे दिए गए "Accept All" बटन पर क्लिक करें। केवल संदिग्ध बिलों को अलग से अनचेक करके 'Reject' या 'Pending' करें।
3. आईएमएस और GSTR-2B रिकॉन्सिलिएशन फ्लोचार्ट
| स्थिति (Scenario) | आईएमएस पर लिया गया एक्शन | GSTR-2B में परिलक्षित स्थिति | क्या GSTR-3B में ITC मिलेगा? |
|---|---|---|---|
| केस 1: पूर्णतः सही बिल | Accept | Eligible ITC (पात्र आईटीसी) में स्वतः शामिल | हाँ (100% क्लेम करें) |
| केस 2: गलत जीएसटी बिल | Reject | Ineligible / Rejected में बाहर कर दिया जाएगा | नहीं (0% क्लेम, शून्य जोखिम) |
| केस 3: माल रास्ते में है | Pending | उस महीने के GSTR-2B में नहीं आएगा; अगले महीने दिखेगा | इस महीने नहीं, अगले महीने मिलेगा |
| केस 4: कोई एक्शन नहीं लिया | Deemed Accepted | स्वतः Eligible ITC में शामिल हो जाएगा | हाँ (डिफॉल्ट स्वीकार्यता नियम) |
📌 काम की बात: महीने की 14 तारीख को रात 12 बजे सिस्टम आपके द्वारा दर्ज अंतिम एक्शन के आधार पर GSTR-2B को लॉक कर देता है। इसलिए 13 तारीख तक अपने सभी सप्लायर्स से समन्वय करके पेंडेंसी पूरी कर लें।
अक्सर पूछे जाने वाले सवाल (FAQs)
सवाल 1: यदि सप्लायर ने मेरे रिजेक्ट करने के बाद भी बिल ठीक नहीं किया तो क्या होगा?
उत्तर: रिजेक्ट किया गया बिल कभी भी आपके ऊपर देनदारी नहीं बनाएगा। सप्लायर को अपने GSTR-1A या अगले महीने के रिटर्न में संशोधन करना ही होगा, अन्यथा उसका कर बेमेल पकड़ा जाएगा।
सवाल 2: क्या आईएमएस पर डेटा एक्सेल शीट में डाउनलोड किया जा सकता है?
उत्तर: हां, डैशबोर्ड पर ऊपर दाईं ओर "Download as Excel" का बटन दिया गया है, जिससे आप पूरे महीने के इनवर्ड सप्लाइज का ऑफलाइन विश्लेषण कर सकते हैं।
सवाल 3: क्या क्रेडिट नोट को पेंडिंग रखा जा सकता है?
उत्तर: नहीं, जीएसटी नियमों के अनुसार क्रेडिट नोट पर केवल 'Accept' या 'Reject' की ही अनुमति है; इसे 'Pending' नहीं रखा जा सकता।
आधिकारिक संदर्भ व महत्वपूर्ण लिंक्स
- जीएसटी आधिकारिक पोर्टल: services.gst.gov.in
- जीएसटीएन आईएमएस यूजर मैनुअल: GSTN IMS Detailed User Guide
- संबंधित पिलर लेख: GST Invoice Management System (IMS) ITC Rules & Business Impact
- संबंधित व्यापारिक गाइड: GST Registration Certificate Download Guide
